Bedrijfsevenementen

“Organiseer een tweeledig congres in een vijfsterrenhotel in Bangkok - liefst aan de rivier - voor het topmanagement van ons bedrijf én onze partnerbedrijven. We willen graag drie externe diners, een social program én optionele activiteiten tussenin.” Dat was de briefing die we kregen van onze klant. Met twee De Buck Project Managers gingen we deze uitdaging aan.

Hoe ziet een avondevenement in Lille eruit voor het topmanagement van een gerenommeerd internationaal bedrijf? Dat ontdek je in deze case.

Hoe ziet een avondevenement in Lille eruit voor het topmanagement van een gerenommeerd internationaal bedrijf? Dat ontdek je in deze case.

Veranderingen: ze zijn onvermijdelijk. Ook als je een evenement organiseert, moet je voorbereid zijn op (on)verwachte wijzigingen. Voor een grote internationale speler organiseerden we een tweedaagse conventie voor 225 personen in Château Du Lac. Maar wat doe je als dat aantal door omstandigheden plots oploopt tot 375 personen en de conventie geen twee maar drie dagen zal duren?

Wie al eens een congres georganiseerd heeft, weet dat het geen evidente taak is om van begin tot einde alles perfect te laten verlopen. Maar wat als dit congres dan ook nog eens in een ander land plaatsvindt en vijf dagen duurt?

Kreeg jij al eens de opdracht om ‘last minute’ nog een event te organiseren? Dan weet je ongetwijfeld dat dit niet evident is. Als je dan ook nog eens 150 internationale gasten hebt die vanuit alle uithoeken van de wereld invliegen, de genodigden allemaal op tijd in het reeds gereserveerde hotel in Spa moeten zijn voor het congres en je als kers op de taart nog een avondevent op een locatie in de buurt organiseert (destination unknown), dan breekt het angstzweet je toch een beetje uit. Een mooie uitdaging, vonden wij, een die wij niet uit de weg gingen. Hoe we alles voor elkaar hebben gekregen, lees je hieronder.